پیگیری زمان کارمندانتان ، فعالیت هایی که در محل کار صورت می دهند و آنچه که جهت انجام کار به آنها نیاز خواهید داشت ، می تواند یک فعالیت پیچیده باشد. ولی آیا نیاز به مانیتور کردن کار های کارمندان هست؟ تعداد زیادی نرم افزار کنترل بر کار کارمندان در بازار موجود میباشد که به شما اجازه می دهد فعالیت ها و الگوهای کاری کارمندان خود را مشاهده نمایید. ولی این نظارت به شکلی نیست که شما مدام از آن ها انتظار کار بیشتر داشته باشید یا فردی را متهم به کم کاری نمایید. فقط این نظارت ها موجب می شود که شما بتوانید تیم را در جهت های بهتری سوق بدهید. با بهره از یک ابزار ردیابی زمان ، شما یک تصویر واقع بینانه از مقدار زمان انجام بعضی پروژه ها دارید ، که به شما اجازه می دهد از زمان بندی بهتر برای مشتریان خود بهرمند شوید. علاوه بر این  به شما درک عمیق تری خواهد داد که تیم شما چه مقدار زمان برای کارها نیاز دارد ؟ در این مقاله شما را با یک ابزار نظارت بر زمان آشنا خواهیم کرد و خواهیم گفت دقیقا سایت Hubstaff چگونه کار میکند؟

سایت Hubstaff چیست ؟

Hubstaff یک نرم افزار ردیابی زمان میباشد که به شما اجازه می دهد فعالیت های کارمندان را در ساعات فعالیت کنترل نمایید.

سایت Hubstaff به کارمندان شما این امکان را می دهد تا از راه برنامه دسک تاپ خود زمان را ردیابی کنند. کارمندان قادر هستند انتخاب نمایند چه زمانی قصد دارند زمان خود را ثبت کنند. زمانی که برنامه در حال اجرا میباشد، بر روی وب سایت ها و برنامه هایی که تیم شما در حال مشاهده میباشد، فعالیت صفحه آنها و مقدار زمانی که آنها در دسکتاپ خود می گذرانند کنترل می کند. بعد از این همه این اطلاعات را جمع آوری کرده و گزارش های جداگانه ای را برای همه کارمندان شما بوجود میاورد. اعضای تیم شما همچنین قادرند مقدار زمان صرف شده برای یک کار یا پروژه خاص را پیگیری نمایند.

Hubstaff زمان ثبت شده بوسیله کارمندان مختلف را اضافه مینماید و به شما می گوید که چه مقدار زمان جهت انجام کل پروژه مصرف شده است. علاوه بر این با بهره از این داده ها به شکل خودکار فاکتور ایجاد مینماید و به شما امکان می دهد با توجه به ساعتهای سپری شده به مشتریان خود صورتحساب تحویل بدهید.

قابلیت های سایت Hubstaff چیست ؟

حال که دریافتید سایت Hubstaff چیست بهتر است با قابلیت های سایت آشنا شوید. کارمندان شما در طول ساعت فعالیت دقیقاً چه کاری انجام میدهند؟ این قابلیت ها به شما کمک می کند تا عادت های کاری تیم خود و فعالیت های آنها را در ساعات اداری بفهمید. در ادامه قابلیت های اصلی این سایت را با یکدیگر تحلیل خواهیم کرد:

نظارت بر وب سایت ها و اپلیکیشن ها

آیا می دانید تیم شما در محل کار از چه وب سایت هایی بازدید میکنند؟

اقریبا 67٪ از کارمندان به شکل منظم در ساعات کار از شبکه های اجتماعی بهرمند میشوند. در نتیجه ، تیم شما هر روز 13٪ از ساعتهای فعالیت را از صرف فضای مجازی خواهد کرد.

وقتی کارمندان شما آغاز به ردیابی زمان خود می کنند ، Hubstaff وب سایت و فعالیت برنامه آنها را نیز ردیابی خواهد کرد. این نرم افزار همچنین بیان میکند که چند درصد از وقت خود را صرف هر برنامه یا وب سایت می کنند. حتی قادر هستید URL های بخصوصی را که کارکنانتان در طول روز به آنها سر زده اند را مشاهده نمایید.

• اسکرین شات از روی صفحه

در زمان دورکاری و کرونا مدیران قادر نیستند متوجه شوند که کارمندان چه صفحاتی را بازدید میکنند و به چه میزانی فعالیت دارند. در واقع در زمان دور کاری نمیتوان متوجه شد که آیا کارمندان کارهای شخصی خود را پیگیری میکنند یا نه.

ابزار نظارت بر کارمندان به شما اجازه میدهد هر 10 دقیقه از صفحه کارمندان خود عکسی داشته باشید. قابلیت عکس صفحه به شما اجازه می دهد صفحه کل تیم خود را در یک صفحه به نظاره کنید.

• مشاهده ی سطح فعالیت

شما همواره قادر نیستید در اطراف میزهای کارمندان خود حضور داشته باشید تا مطمعن شوید که آنها فعالیت خود را انجام می دهند. اگر زمان کار وقت زیادی را صرف تماشای صفحه نمایش آنها کنید ، امکان دارد اعتماد آنها را نسبت به خود کمرنگ کنید.

Hubstaff به شکل خودکار فعالیت کارمندان را با توجه به فشار و حرکت ماوس نظارت میکند.

در مدت زمان 10 دقیقه ، این نرم افزار هر ثانیه را کنترل کرده و محاسبه مینماید که کاربر چند ثانیه غیرفعال بوده است (بدون حرکت صفحه کلید یا ماوس) و با چند ثانیه کاربر از ماوس یا صفحه کلید استفاده مورد نظر را بده است. این مقایسه مییزان فعالیت را مشخص مینماید.

چنانچه کارکنان شما سطح فعالیت 60٪ – 94٪ را از خود بروز دهند ، در مسیر صحیح قرار دارند. سطح فعالیت زیر 60٪ بیان میکند که کارمند شما امکان دارد تمرکز نداشته باشد و یا در کارها به ارامی فعالیت خودرا ادامه دهد.

• محدودیت کاری و جلوگیری از فعالیت زیاد

آیا بعضی از اعضای تیم شما اضافه کار می کنند؟

اغلب ما معتقدیم که هرچه ساعت کار بیشتری داشته باشیم ، بهره برداری بیشتری خواهیم داشت. با این وجود ، مطالعات متعدد بیان کرده است که بیشتر از 50 ساعت کار در هفته موجب خستگی خواهد شد و در حقیقت می تواند نتیجه ای نداشته باشد. اکیدا پیشنهاد میشود هفته کاری خود را 40 تا 45 ساعت محدود نمایید ، زیرا می تواند سطح بهره وری تیم شما را 25٪ افزایش دهد.

شما قادر هستید حداکثر ساعاتی را که کارمندانتان قادرند برای یک هفته کامل ثبت کنند تنظیم کنید. وقتی کارمند از حداکثر ساعت خود بگذرد ، ابزار ردیابی زمان ضبط زمان کار را متوقف مینماید.

هزینه ی خدمات Hubstaff و شیوه پرداخت

در طول دوره آزمایشی رایگان 14 روزه قادر هستید بین برنامه ها جابجا شوید و ببینید چه قابلیت هایی برای سازمان شما مناسب تر است.

پس از دوره آزمایشی ، می توانید برنامه Basic یا Premium را انتخاب کنید. اگر Basic را انتخاب کنید ، می توانید در هر زمان به برنامه Premium ارتقا دهید. در مجموع این سایت دو نوع اکانت را پیشنهاد می کند که هر کدام از اکانت ها قابلیت های بخصوص خود را دارند.

• برنامه Basic:

برنامه Basic جهت مشاغل کوچک میباشد که فقط برای بررسی زمان انجام کار ها و زمان بندی برای پروژه ها نیاز دارند. این هزینه ماهانه 5 دلار برای هر کاربر است و می تواند تیم هایی از 3 عضو تا 250 عضو را پشتیبانی نماید.

• برنامه Premium :

اگر بخواهید چندین قابلیت در تجارت خود مثل حقوق و دستمزد ، فاکتور و بودجه را خودکار کنید ، طرح Premium مناسب میباشد.

طرح Premium شامل قابلیت های انحصاری مثل موارد زیر میباشد:

• ردیابی برنامه و URL
• حقوق و دستمزد خودکار
• حداکثر محدودیت های هفتگی
• کنترل زمان بیکاری
• برنامه حضور و غیاب
• ردیابی موقعیت مکانی
• بودجه های پروژه
• هزینه برنامه Premium به ازای هر کاربر ماهانه 9 دلار است و می تواند تیم هایی را از 3 تا 250 عضو پشتیبانی کند

کلام آخر

در این مطلب فهمیدید که سایت Hubstaff چیست البته باید گفت ممکن است این ابزار برای کارمندان زیاد جذاب نباشد، حس ارزیابی و نظارت کمی نا مناسب به نظر مخواهد رسید ولی در حال حاضر دنیا، تیم های بزرگ جهت پیشبرد اهداف خود از این نرم افزار ها بهرمند میشوندد چراکه مدیریت این تیم ها چندان کار آسانی نمیباشد. اگر شما فکر می کنید که جهت مدیریت زمان کارمندان خود به چنین نرم افزاری نیاز دارید قادرید برای تست کردن میزان کارآمدی از برنامه ی 14 روزه بهرمند شوید و بعد از آن پرداخت را از طریق ویزا کارت یا مستر کارت و یا کیف پول الکترونیکی پی پالصورت بدهید.